De energie die in vergaderingen circuleert is een indicatie van collectieve prestaties. Hoe komt het dan dat vergaderingen vaak worden ervaren als een pijnlijke en ongeneeslijke ziekte?
Laten we onze vergaderingen omvormen tot momenten van energie die waarde creëren.
De nachtmerrie van vergaderingen
Laten we de dag snel afronden zodat we aan het werk kunnen! In veel organisaties maken eindeloze vergaderingen deel uit van de bedrijfscultuur. Voor veel werknemers en managers wordt de dag onderbroken door energie-intensieve, inefficiënte vergaderingen die worden bevolkt door geesten die actiever zijn op hun pc’s dan inspirerende medewerkers. Een onontkoombare onvermijdelijkheid.
Uitgeput maar gevleid spelen we onze rol, trots om deel uit te maken van dit stuk over de belichaming van macht.
Een agenda waarin vergaderingen elkaar snel opvolgen is het ultieme teken van erkenning van de status van een belangrijk persoon. We zouden voor geen goud een vergadering willen missen. Als we niet aanwezig zouden zijn, zouden we invloed verliezen.
Draag je niet bij? Doorlopen, er is niets te zien! Bedrijven die hun vergaderingen omvormen tot momenten van ontmoeting, collectieve energie, debat, beslissingen, feedback en leren worden collectief succesvol. De energie die binnen vergaderingen circuleert is de polsslag die de collectieve prestaties van het bedrijf zichtbaar maakt. Hoe komt het dan dat onze vergaderingen worden ervaren als een pijnlijke en ongeneeslijke ziekte?
Laten we voor onze vergaderingen zorgen
Sommige situaties vereisen dat het collectief samenkomt om zich uit te drukken, te luisteren, te onderzoeken, te debatteren. Afwijken om nieuwe mogelijkheden te verkennen. Andere situaties vereisen keuzes maken, snoeien, afstemmen, handelen. Samenkomen om verder te gaan en uit te voeren. Andere situaties vereisen het cultiveren van collectieve energie, een stap terug doen, afstemming.
Elke behoefte heeft zijn eigen vergadering, zijn eigen werkwijze, zijn eigen actoren, zijn eigen kader.
Het collectief heeft stimulerende ontmoetingen nodig om zijn kracht te ontwikkelen, naast de individuele bijdragen van eenieder.
Geïnspireerd door de princiepen van collectieve intelligentie zijn er verschillende hefbomen voor actie: de reden voor een vergadering, de deelnemers, de werkingsregels, de fysieke setting, de uitwisselings- en besluitvormingsprocessen, de voorbereiding, de uitvoering van beslissingen en acties. Vergaderbeheerprocessen, van voorbereiding tot facilitering en follow-up, zijn essentieel voor organisaties die het beste uit hun collectief willen halen.
Vergaderingen ten dienste van het collectief
Heel vaak betekent een nieuwe CEO nieuwe vergaderingen. Natuurlijk, hij is de leider! Maar laten we ons niet vergissen in de leiderschap, want het is aan de groep om haar werkwijze te bepalen. Om ervoor te zorgen dat onze vergaderingen momenten van positieve energie zijn, laten we regelmatig en collectief onze werkmethoden, het kader en de manier waarop medewerkers uitwisselen en synchroniseren, ter discussie stellen.
Door voor onze vergaderingen te zorgen, zorgen we voor de groep. Door ze om te zetten in energievolle momenten die waarde creëren, maken we er hefbomen van voor collectieve prestaties.
